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  • 如何组织会议活动

  • 信息来源:伍方活动庆典   浏览次数:   发表时间:2015-09-26
  • 导读:在领导确定了会议诸要素以后,会前准备充分是会议成功的保证,会议计划和成本预算,会议必须要有计划,会议应该计算成本,包括在会议计划之中,(1)会议计划,会议计划首先应明确会议的目的和任务,确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等,即会议六要素的具体化,其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作,是否安排参观、文化娱乐等其他活动,再次决定会议的工作人员和服务人员,
     
    如何组织会议活动
    会前准备
     
    在领导确定了会议诸要素以后,顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要,不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。
     
    会议计划和成本预算
     
    开会需要动用人力、物力、财力,又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进,而不是互相冲突、抵耗,会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出,尽管投人往往是有形的,产出往往是无形的,但总是以最少的投人争取最大的产出。因此,会议应该计算成本,作出预算,包括在会议计划之中。
     
    (1)会议计划。
     
    会议计划首先应明确会议的目的和任务,确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等,即会议六要素的具体化。
     
    其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作,如需用哪些文件,会场怎样布置,是否需要食宿、车辆,是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’
     
    再次决定会议的工作人员和服务人员,必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
     
    会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。
     
    机关、单位内部的小型会议也应有计划,使组织成员做到心中有数,早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室,由办公室统筹安排,订出一周会议安排表,使各部门工作不致相互冲突,领导也可有选择、有计划地参加部门会议,有利于全局工作的顺利开展。
     
    (2)会议成本预算。
     
    有明显投入的大中型会议,特别是跨地区的、会期超过一天的会议,必须计算成本,作出预算。 会议成本包括两部分:
     
    ①“显性成本”。
     
    即会议明显的耗费,如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的,又是直接消费的。
     
    ②“隐性成本”。
     
    即与会者因参加会议而损失的劳动价值,一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的:一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍,参加会议前必然要作些准备,会后又有用于思考、回忆的时间,所以还要乘以2。会议成本的计算公式是:会议成本=X+2J×N×T
     
    其中,X表示显性成本的总和;J代表与会人员每小时平均工资的3倍;N表示人数;T代表时间(小时)。
     
    所以,召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议,其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口,让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价,从而共同努力提高会议的效率。因此,一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权,但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。
     
    文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件
     
    会议文件有两大类:
     
    一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走,秘书应做好回收工作。
     
    另一类就是会议本身所产生的文件。如:开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中,开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的,其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
     
    这类文件可以让与会人员带走,作为进一步学习或传达、贯彻之用。
     
    (1)开幕词。
     
    开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿,一般带有预告及礼仪性质,比较简短。内容大体包括三方面:
     
    ①对来宾和与会人员表示欢迎。
     
    ②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。
     
    ③预祝会议成功。
     
    (2)工作报告。
     
    工作报告是会议的主要文件,其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容,既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结,也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面,又要重点突出。篇幅一般较长,几千字到几万字不等,视内容而定。
     
    (3)发言稿。
     
    这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容,但不像工作报告那样面面俱到,而应是背景介绍,或是财政开支,或是人事管理,或是专业背景,或是会议(出处:中国会展教育网)关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定,发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写,也有些是由秘书代为起草,冉修订定稿。
     
    (4)其他会议文书。
     
    除此三文件之外,顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表,等等。
     
    (5)会议文件的准备程序。
     
    一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点,授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意,收集资料,写成初稿,呈给领导审阅。领导审阅后提出意见,交回给秘书修改,或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导,由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下:
     
    会议准备
     
    对会场的要求总体上是:整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下:
     
    (1)会场布置
     
    会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外,还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室,会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌,桌上正中可以放置一两盆鲜花,四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅,数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端,视门的方向而定,通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议(出处:中国会展教育网)桌,或多边形桌位,因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅,扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌,上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字,企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高,应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景,使主席台整体上显得色彩和谐,舒心悦目。面对主席台的是与会者席位,应有桌有席。便于放置文件和做记录,席位之间不应太挤,便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形,席前除文件、资料外,可放置饮料、水果,还应多备话筒,便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应,与其过大,不如偏小。会场过大则显得松散,容易产生迟到、早退现象,不利于产生好的会议效果;偏小反而显得紧凑,容易使人思想集中。情绪饱满。
     
    工作会议或同一系统会议,与会者的席位依职务高低为序,职务越高者离主席席位越近,两边入席,左高右低,前高后低。研讨会、座谈会之类的会议,与会者可随到随坐,不指定席位。重要的大中型会议,则应按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,与会者由秘书或服务人员引领入席。
     
    (2)主席台席位。
     
    重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排,第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低,对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。
     
    第一排的正中为首席.其次是左位,再次为右位-先左后右,左高右低.前排为主。后排为次,其他的依次类推。在席位前放置姓名牌,便于按位入座。
     
    (3)会场设施。
     
    会场一应设施都必须在开会前准备齐全,如扩音、录音、放音、唱片,录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具,等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小),以免临时发生故障或出现差错。
     
    (4 )其他准备。
     
    会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议(出处:中国会展教育网)要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动,或赠送图片、资料、纪念品等,都应在会前做好准备。
     
    会议议程、程序的拟定
     
    (1 )议程。
     
    会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题,顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序,编排议程,印成文字,就是议程表,会前发给与会人员。
     
    (2)程序。
     
    会议内容除了议题之外,还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目,如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列,即使之程式化,便是程序,制成文书,就是程序表。 程序表最好能列上时间安排,具体到几点几分。
     
    (3)日程表与作息时间表。
     
    会期超过一天的会议,还应订出日程表和作息时间表。
     
    ①日程表。
     
    即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内,以简短的文字表达,制成表格。
     
    ②作息时间表。
     
    即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。
     
    会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定,体现出会议准备的充分和计划的严密,可以使与会人员和服务人员做到心中有数,使会议有条不紊地进行,这是会议(出处:中国会展教育网)成功的必要保证。
     
    会议通知的发送
     
    会前一切准备就绪之后,就应及时发送会议通知。本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知,邀请性会议则可寄送请柬或邀请
     
    信。
     
    会议通知上应写明下列内容:
     
    ①会议召开的时间、需用时间或会期,地点(会址)。
     
    ②会议名称和主要议题。
     
    ③参加对象。
     
    ④须作什么准备。
     
    ⑤报到日期、地点、接站办法等。
     
    ⑥召集单位署名、通知发出日期,加盖公章。
     
    邀请性会议为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附加回执。
     
    回执中需有下列内容:
     
    ①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。
     
    ②是否参加会议。
     
    ③预订住房标准。
     
    ④提交论文题目或资料名称。
     
    ⑤回程车船机票登记等。
     
    会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式,对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬,再加电话征询、确定的双重方式。
     
    附回执的通知应计算邮途的来回时间,受邀请者考虑和准备时间,相应提前发送,但又不可提前过多,以免对方遗忘。
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