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  • 创新是活动的动力——杭州庆典策划

  • 信息来源:伍方活动庆典   浏览次数:836   发表时间:2015-08-17
  • 近年来,随着首都现代化建设事业的快速发展和国际国内交往的不断增加,我们举办的大型会议活动日益增多,并呈现出规模大、规格高、政治性强、示范效应强、影响深远等特点,高质高效高标准地做好大型会议活动的组织服务工作,是党委办公厅服务大局、推动大局的必然要求。新形势下,创新是我们推动工作上台阶、上水平的强大动力。
    一、理念的创新
    以人为本,为会议活动参与者提供个性化、立体化服务。我们在提供组织服务时,坚持换位思考,从会议活动参与者的角度考虑需求,量身提供个性化服务,使服务对象满意,保证会议活动效果。比如对领导的服务,要注意将服务延伸,提供详尽的相关背景资料,在议程和环节的设计上考虑领导的习惯和便利等;对与会人员的服务,要使他们感受到尊重、方便,了解组织者的部署和意图,积极主动地配合;对工作人员的服务,除提供必要的人力、物力支持外,还要充分体现人文关怀,为大家解决后顾之
    以公众为导向,为新闻媒体和社会公众提供服务。举办大型会议活动不是唱堂会、搞形式,而是要切实发挥其政治、经济、文化风向标的作用,争取广大人民群众对党和国家政策和决策的理解和支持。由于参加活动的人数有限,大多数人只能通过电视、广播、报纸、网络等渠道来了解有关情况。媒体在公众和活动现场之间搭起了桥梁,为媒体服务也是更好地为公众服务。一方面,我们在会议活动筹备阶段邀请新闻媒体提前介入,统筹考虑现场效果和新闻报道效果,为媒体提供机位、电力、照明等设施的便利,并根据其需要对某些环节进行调整。另一方面,我们站在公众的角度考虑,采取什么形式、达到什么效果,才能得到群众的理解和拥护。例如:我们在安排领导同志出席某重点工程开工典礼并慰问建设者代表的活动中,现场不铺红地毯、不请军乐团、不摆鲜花、不搞列队欢迎,力求自然、简朴、隆重。一位市民在看完电视新闻后,致信市委说,通过这件小事看到了一届求真务实、勤廉高效的政府,我们的政府与市民的距离更近了。
    以打造精品为目标,借鉴现代企业先进经验,加强精细化管理。现代企业管理中的全面质量管理、成本收益分析和精细化管理等经验和做法,对大型会议活动组织服务工作也有很好的借鉴作用。工作中,我们按照设计产品说明书的要求来制订工作预案,按照设计流水生产线的要求来细化流程,按照管理规模化生产的要求进行统筹,确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序,通过规范化、标准化、精细化作业,把每一场会议和活动都打造成精品。有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。
    二、细节的创新
    在信息化时代背景下,信息传递的速度越来越快、范围越来越广,各种工作在战略层面和框架模式上越来越趋同。在这种情况下,大型会议活动组织服务工作的质量和水平更多地体现在对细节的把握和处理上,以及对现有工作方法的不断优化和创新上。
    “千里之堤,溃于蚁穴”,从新高度认识细节。美国“哥伦比亚”号航天飞机失事,其直接诱因是外部燃料箱脱落的一小块泡沫绝缘材料击中飞机左翼造成的小裂纹。1972年,德国慕尼黑奥运会发生“黑九月事件”,11名以色列运动员遇害,原因是忽视了在其住地周围采取安保措施。这些惨痛的教训反复印证了一句话“细节决定成败”。大型会议活动组织服务工作是一项复杂的系统工程,往往包含了成百上千个细节,某个环节或细节出现差错就可能酿成严重后果或造成难以挽回的不良影响,对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。
    “工欲善其事,必先利其器”,用新方法捕捉细节。渔民为了捕捉江海里的鱼虾,编织了细密的鱼网;科学家为了观察微观世界,发明了各种显微镜。可见要想捕捉细节,没有得力的工具是不行的。大型会议活动组织服务工作包含众多细节,这些细节彼此相互联系、相互作用并依附于环节之上,如同图书馆里的图书,虽看似杂乱但实际上是有纲有目、有种有属、有轻有重、有缓有急的,只要方法得当,是可以捕捉的。
    编制预案时,通过“全过程预想法”来明确细节并进行统筹。首先以任务为导向进行推演,遵循由大到小、由简到繁的顺序“化整为零”,把活动从始至终分为若干大环节,每个大环节分为若干小环节,小环节再逐级细分直至枝端的细节。同时,充分考虑自然条件、政治环境、人为因素、社会矛盾等可能影响活动进行的外部因素,力求将所有细节一网打尽。然后以进程为主线进行整合,按照时间顺序和逻辑顺序“合零为整”,将分散的要素和环节衔接起来,形成周密细致的方案体系。
    具体实施时,针对不同类型会议活动的特点和规律,提前“踩点”摸清情况,加强对进展情况的控制和反馈,提高对关键细节的敏感性,对工作中暴露出来的任何细小的问题都不轻易放过,见一叶而知秋,窥一斑而知全豹,努力查找在统筹阶段没有考虑到的细节。
    “千里之行,始于足下”,用新机制落实细节。小学语文课本中有则寓言,讲的是兄弟两人看见一只大雁飞过,哥哥准备引弓射雁时,二人却在吃法上起了争执,等争论平息而欲再射时,大雁已飞走了。尽管这则故事的初衷是告诉读者做事要注意抓住时机,但同时也从另一个侧面说明了抓好落实的重要性,如果做事仅停留在口头和想法上,则只能是镜花水月,空中楼阁。捕捉细节仅是明确了工作的重点和努力的方向,但更重要的是建立有效机制,把细节抓牢、抓实、衔接好。
    良好的沟通协调机制是加强协作、落实既定方案并应对突发情况的有效手段。在组织规格高、规模大、筹备周期长的大型会议活动时,通过建立畅通的信息传递渠道和指挥协调规则,加强横向和纵向间的协调配合,相互提醒、相互补充、形成合力;通过实行集中办公,有效消除中间环节和空间距离,确保信息指令快速传递;通过定期召开联席会并编发会议纪要,通报工作进展情况,保证步调协调一致;通过编制指挥系统图和工作人员通讯录,为各部门明确职责、相互协调配合提供便利。
    完善的督促落实机制是确保各项准备工作抓细、抓实的重要手段。一是要细化工作方案,将任务分解落实到人,做到定岗、定人、定责;二是要细化工作流程,明确每项工作的启动时间和完成时限,保证各环节有序衔接;三是要建立明确的奖惩激励机制,保证督促落实的力度。通过编制“倒排期进度表”、“每日工作进度表”和“活动工作流程”,为各部门开展工作、把握进度提供依据;通过自查与督查相结合的方式,对未按要求完成的事项通过发送督查通知的方式进行督办;通过提高落实的精度,力求消除所有不确定因素,确保各项工作齐头并进、精确制导、紧密衔接。
    “天下大事,必做于细”,用新思维创新细节。创新的源头在继承,在于对以往经验的不断总结和升华,而起点则在细节,在于对细节人性化和精细化的改进。例如:在组织某次治丧活动时,出席的领导人数多、规格高、到达时间比较集中,为方便领导同志佩带黑纱和白花,我们将使用别针的传统方法改进为用环保型双面胶的方法,只要轻轻一按就能将黑纱粘在衣服上而且不会留下污渍,既节省了时间又避免扎伤;在组织某次大型纪念活动时,我们把以往在主持人身后安排一位工作人员提醒的方式,改为在远处用旗语进行提示的方式,保证了庄严肃穆的现场效果;为保证群众代表列队齐整,用不同颜色的不干胶贴纸在现场粘贴上万个站位点,活动结束后将贴纸揭下,做到人去场净;组织大型会议,在签到时发放用彩色标注具体位置的座次图,方便与会人员快速、准确地找到自己的位置;在文件袋上标明姓名、分组、会场、房号、就餐地点等相关信息,实现会务服务“一袋通”。这些细节看似微不足道,却折射出思维的转变、方法的创新和以人为本、争创一流的理念。
    三、手段的创新
    在会议活动组织服务工作中,我们还注意大量引入现代科技手段。例如:使用无线集群通信系统为指挥协调提供通信支持,保证信息、指令及时传达和相互沟通协调;使用绘图软件绘制现场立体、平面效果图和工作部署图,把图纸研讨和现场部署有机结合起来;利用计算机仿真模拟和专家评估相结合的方式对方案进行优化和论证等,极大地提高了工作效率和落实精度,同时还节省了大量的人力、物力和财力。
    资料整理:杭州伍方公关策划
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