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  • 如何做议活动预算——杭州活动公司

  • 信息来源:杭州活动策划(www.58organizer.com)    浏览次数:1082    发表时间:2015-04-22
  • 举办会议活动要涉及很多,其中最基本最关键的事是会务组在会议前期必须做的事情就是会议预算,会议预算决定本次会议举行的活动场地。在选择会场前,会务组会查找酒店或会所会场的相关资料进行对比,例如酒店的地段,交通,会场的档期,餐标等等。然后在对其中进行筛选。对其中较满意的会场做详细的预算。
     
    交通费用
    交通费用细分为:
    (1)、会议前出发——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
    (2)、会议期间——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
    (3)、会后返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
    会议室/厅费用
    具体可细分为:
    (1)、会议场地租金——通常场地的租赁已经包含某些常用设施,如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
    (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
    (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
    (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
    对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
    资料整理:杭州伍方公关策划

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