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  • 酒店会场布置程序——杭州公关公司

  • 信息来源:杭州活动策划(www.58organizer.com)    浏览次数:855    发表时间:2015-04-01
  • 布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。
    例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
    会议室会场布置程序
    会前
    1、查看会议通知单:会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。
    2、布置会场
    1)根据客人要求来布置会场常见会场分为:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。
    2)根据客人要求准备会议用的设施及工具常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。
    3)会议摆台①桌子摆放、椅子摆放②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯
    ③摆放要求:会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖一条线
    4)横幅的摆放及签到台的摆放
    3、会前检查
    5)会议桌椅及台面的检查
    ①桌椅摆放是否符合标准
    ②纸、笔、水摆放是否符合标准
    ③会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁
    6)会议设备检查
    ①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备,确保全部正常使用。
    ②提前半个小时开启会议有关区域的空调,保持温度
    20度左右。
    ③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用,如有故
     
    障及时通知动力部进行修理。
    7)工作台检查①复核会议通知单的所有要求
    ②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足
    8)卫生检查①清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。
    9)其它的检查①检查横幅的摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌,签到本的摆放是否标准、正确、③检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。
    10)人员安排①会议服务人员提前半小时站立门口,迎接客人到来。②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。
    会中
    4、了解会议安排负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系,了解会议议程,便于安排员工进行配合。
    5、迎接客人
    1)负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。2)迎接客人的注意事项:挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面带微笑;当客人到达时,主动向客人打招呼,问候客人。3)引客入位:当客人到达时,引导客人坐上自己的位置,尤其是VIP客人,为客人拉椅协助客人入座。
    6、会议期间服务
    7、会议进行期间,服务员要在会场当班,不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。
    8、为客人添加茶水:客人入座后,应及时为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔15-20
    分钟添加一次茶水。
    资料整理:杭州伍方公关策划
  • 文章地址:http://www.58organizer.com/news/view741.html
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