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会议场地的确定
- 信息来源:杭州活动策划(www.58organizer.com) 浏览次数:3708 发表时间:2012-07-15
企业在准备举办会议时,首先要选择地区和城市,然后选择场馆和设施。根据会议要求的不同,伍方活动庆典也会做出相应的案例来供客户选择人,为了不盲目的进行,一般来选择会议地址都可以按以下步骤来。
首先,要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是首选,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。
然后确定侯选名单,最好逐渐地缩小侯选范围,然后把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出最终决定。等一切都确定好后则可以签订协议。
最后,尽管已确定好会议地址,但还是有几点需要注意。首先,当你完成实地考察返回后要尽快和各个考察地点取得联系。不管你最终选择谁,你都应该给它们发一封感谢信。这既是基本的礼貌问题,也是为将来有可能使用该地点留下伏笔,同时,说不定哪天你就会和它们有业务上的往来。
除感谢信外,你还应该把自己实地考察时没有想到的问题也同时传达过去。问题提出得越早,得到的答复也就越早,在做最终决定时可以参考的信息也就越多。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。
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