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  • 活动庆典的财务预测

  • 信息来源:伍方活动庆典   浏览次数:   发表时间:2013-01-17
  • 一 活动庆典财务预测概述

    (一)财务预测的目的

    活动庆典财务计划管理中很重要的内容是活动庆典财务预测。财务人员要依据活动庆典财务活动的客观发展规律,利用依据掌握的财务知识和手段,伍方活动庆典会对会议未来的财务状况作出预先的推测和判断,保证顺利实现活动庆典财务管理的最终目标。保证顺利预测得到的数据编制活动庆典财务预算。

    (二)活动庆典财务预测的基本程序

    财务预测活动涉及范围广泛,影响因素众多,为了做好活动庆典财务预测工作,必须周密细致地做好组织工作,按照一定的工作程序有计划、有步骤地进行,才能提高预测工作的准确度。活动庆典财务预测工作按下列工作程序进行:

    1.确定预测目标和制定工作方案

    确定预测目标是预测工作的开始,也是关键性的工作。有了明确的目标才能搜集资料,制定预测方案,配备预测人员,编制费用预算,安排预测工作的日程,使预测工作能够有条不紊地进行。

    2.搜集和整理资料

    当预测目标确定之后,应按预测目标要求搜集必要的预测资料,包括历史资料和预测需要的其他资料。会议预测最主要的内容是预测参加会议的人数,也就是会议规模,所搜集的预测资料主要是有关数字,如果是系列性会议,前几届会议的参加人数和论文篇数都是最主要的预测资料。除搜集数字资料外,还应注意收集具体情况和典型事例,有时这些资料对判断活动庆典财务状况有极大的参考作用。对所搜集的资料要进行检查、整理和鉴别,去掉虚假和没有意义的资料,整理出对预测有使用价值的资料和信息,对资料进行综合性的分析研究。例如系列性国际会议还有一个特点,由于地理位置和科技发展水平的关系,只要会议轮到在北美地区或欧洲举办,参加人数就多;而在亚洲、大洋洲和南美洲举办时参加会议的人数就要少一些。

    3 选择预测的方法

    财务预测应用的预测方法有很多,活动庆典财务预测通常采用定性预测法,而不采用定量预测法,原因是不同的会议情况差别很大,会议之间很难寻找可以相互借鉴的数据和资料。定性预测法又称为经验判断法,这种方法主要是依靠知识、经验和综合分析能力来判断未来会议可能出现的财务状况,运用过去和选择的大量的会议资料作定量化分析,把定性转化为定量信息,作为判断的手段。

    4 进行预测

    在搜集资料、确定预测目标和方案以及选择预测方法之后,即可着手进行预测。为了取得经验,首先选择一些情况熟悉的数据进行预测,例如会议启动资金的预测和会议规模的预测,根据多预测的数据,确定所选择的预测方案和选择的方法是否可行,分析预测数据的可信程度,总结预测的经验与问题,加以改进后,再预测出会议的全部所需数据。

    5 分析预测结果,得出预测结论

    任何一个号的预测也不可能完全与实际相符合。将分析预测出来的结果与实际情况相比较,分析预测误差的大小,找出产生误差的原因,不仅为评价此次预测提供资料,并且为今后预测工作积累经验和资料。将预测结果和分析情况写出书面报告提交给会议司库和会议组织委员会,从而完成最后一步预测工作。

    二 活动庆典财务预测的主要内容

    由于财务预测得到的数据是将来编制会议预算的基础数据,因此需要预测的内容很多,但是根据以往举办会议的经验,最重要的和最基本的预测内容如下:

    (一) 会议规模的预测

    会议预算是以会议规模,也就是参加会议的人数为最主要的基础数据编制而成的。在会议筹备初期,会议人数带有很大的不确定性,给编制会议预算带来了很大的难度,就只能根据财务预测的各种基本原理预测出会议规模这个最基本的数据。例如举办国际组织系列性会议时,经常采用历史类比法对数据进行判断,估算出本届会议的人数。一般可参考前3届会议的人数,可向这几届会议主办国索取代表名录,对参加每届会议的人数按国家进行分析,就可以推算出本届的会议代表人数。根据上述的方法还能预测出会议其他的辅助数据,例如会议国内代表人数、陪同人员和参加旅游人数等数据。

    (二) 会议固定支出的预测

    会议指出分为两类固定支出和可变指出。由于会议的许多固定支出都是发生在会议筹备的前期,需要由会议启动资金支付,因此预测出会议固定支出的金额对筹集会议启动资金也有指导意义。

     (三)会议保本人数的预测

    举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损,也就是说会议收入一定要大于或等于会议支出。

     保本人数=会议固定支出/(注册费-每位代表的可变支出)

    (四)会议收入的预测

    通常在会议各种收入中注册费的收入是相对比较稳定的,只要人数预测准确,预算的收入和实际的收入不会又很大的差别。但是会议其他某些收入在不同的会议中会有很大的差别,例如国际会议收入中的宾馆佣金和旅游收入。

    (五)经济环境的预测

    伍方活动庆典筹备大型国际会议经常需要几年的时间,在这其间世界经济环境的变化和国家通货膨胀的因素最终都会反映到各种价格的变化,其中汇率的调整经常是影响国际活动庆典财务管理的重要因素。


     

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