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  • 在杭州如何做好与会议客户的第一次“亲密接触”

  • 信息来源:伍方活动庆典   浏览次数:   发表时间:2017-02-27
  •   伍方会议整合 很多人都想与客户初次见面时留下一个好印象,最好能相见甚欢、让项目水到渠成,但是往往很多时候事与愿违。

      我们经常听到这样的抱怨(深入体验一下下面的场景,是否你也会感同身受):

      甲方市场部项目主管会说:似乎每次接触新的乙方,总是会有一些乙方,派来一个没有什么经验的项目经理,我跟他说的,他不能深入体会。我说的诉求,往往下次沟通时,他只领会了一半不到,但通常一半都是好的,很多项目经理只体会到了百分之三十。

      乙方项目经理会说:甲方市场部人到底想要什么?初次见面会,聊了3个小时,云里雾里聊了一堆,感觉有2小时不在项目上,而是一直跑题在聊别的。好不容易有一个小时聊在项目上,可聊了半天却聊不出半点想法和意图。

      以上甲乙双方的抱怨,让我们了解到:这是一个双方在建立沟通时出现的问题;是一个急于解决如何合理的沟通并降低双方沟通成本的问题;是一个极具重要性的问题。

      那么,如何来解决这个问题?

      首选,我们来看看双方到底想要什么?

      甲方市场部项目主管:我需要一个有建树的,能够给我提供专业【协助】,帮助我完成并达成上层领导(或公司战略)的意愿,并让我的工作(或目标)顺利完成,让我的能力得到领导和公司的认可(或公司达成的既定目标)。

      这里有一点非常重要:“协助”,它直接描绘了乙方人员在甲方心目中衍生出的重要角色。乙方人员是否能扮演好这种角色,决定了他在甲方心里的位置。当乙方能够充分的扮演好“协助”的角色,取得甲方相关人员的信任,并自身拥有不可替代的优势时,乙方和甲方的关系将十分稳固并且长远。

      我们将其放在一个我们通用的场景里来看甲方市场部项目主管的需求,假设他的需求是一个异地会议策划和协助运营的乙方。

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      那么他的需求很多时候在心里描绘是这样的:我需要一个有多年会议服务从业经验的,能够帮助我促成此次会议行程、会议要点的内容并提供一两个会议亮点的,能够在会议流程和设计中体现出此次会议的目的和公司的战略意图,保证会议顺利实施。让公司领导和参会人员满意。

      乙方的需求是什么?

      乙方的需求就是:

      尽可能的满足甲方的需求,得到足够多的信息来支撑需求。

      看上去很短的一句话,实则内容很丰富。

      我们还是返回到上面的“异地会议策划和协助运营”场景中,来剖析这个问题。

      甲方的普遍需求:

      一个有多年会议服务从业经验的乙方。

      乙方人员要懂得包装自己,无论是衣着、言行、举止还是公司简介,尽量做到具有可靠性、专业性和行业性,最好树立成会议行业的标杆和资深人士。

      甲方的进阶需求:

      能够帮助我促成此次会议行程、会议要点的内容并提供一两个会议亮点的。

      乙方人员要从甲方人员处收集足够多的信息来支撑以上的内容框架,并在合理的时候给出建设性的意见,依据会议的全局观和会议精神在众多的可能性的案例中提炼出适合的并加以改善的会议亮点。

      甲方的个性化需求:

      能够在会议流程和设计中体现出此次会议的目的和公司的战略意图。

      乙方人员要从甲方人员、甲方公司和甲方所属行业及社会信息中抓取出重要信息点作为支撑,并将其以不同的形式渗透在会议的流程和设计中。

      甲方的最终需求:

      保证会议顺利实施,让公司领导和参会人员满意。

      会议顺利实施,其实是整个项目的最终目的,如果不能达成,其它都是没有意义的。所以这里才是一个乙方人员最需要重视的一环,而且它贯穿整个项目的全程。乙方人员要时刻保持警醒,在整个项目期内不要让甲方感到“不安”。

      以上,双方的需求,我们都已经明确,这样我们就可以清楚的知道作为乙方的我们在与客户初期接触的时候应该做什么了。

      杭州伍方会议服务有限公司成立于2012年3月8日是一家多元化,按现代化服务理念组建的一家专业会议服务有限公司。专门承接政府及企业的工作年会、研讨会、经销商会、产品推广、新闻发布会、培训会、销售奖励、交流学习等各种会议;专业提供会议会展策划、组织接待、酒店客房预订、票务代理、旅游咨询、活动庆典、租赁服务、公关活动、礼仪服务、会议礼品订制等一站式综合服务。 我们团队汇聚从事会务,商务服务专家及一批精于会议接待的专业人员,具备良好的协调沟通能力、丰富的执行管理,欢迎大家前来咨询!免费热线电话:400-0571361

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